Izdevumu pārvaldība

Pārskats

Asistents.app izdevumu pārvaldības modulis ļauj jums izsekot un kontrolēt visus uzņēmuma izdevumus, apstrādāt kvītis un optimizēt nodokļu ietaupījumus. Šis rīks ir izstrādāts, lai vienkāršotu grāmatvedības procesus un sniegtu skaidru priekšstatu par jūsu uzņēmuma finanšu plūsmu.

Galvenās funkcijas:

• Izdevumu reģistrēšana un kategorizēšana
• Kvīšu un čeku digitalizācija un saglabāšana
• Dažādu maksājuma metožu atbalsts
• Izdevumu apstiprināšanas darbplūsmas
• Regulāro izdevumu automatizācija
• PVN atgūšanas izsekošana
• Izdevumu atskaites un analīze
• Eksporta iespējas (Excel, CSV)

Jauna izdevuma pievienošana

Lai pievienotu jaunu izdevumu sistēmā:

1. Navigācija: Dodieties uz "Izdevumi" sadaļu galvenajā navigācijā un klikšķiniet uz "Pievienot izdevumu" pogas.
2. Aizpildiet detaļas: Ievadiet izdevuma summu, datumu un aprakstu.
3. Kategorizēšana: Izvēlieties atbilstošu izdevumu kategoriju (piemēram, Biroja piederumi, Komunālie pakalpojumi).
4. Maksājuma metode: Norādiet, kā tika veikts maksājums (skaidra nauda, kredītkarte, bankas pārskaitījums utt.).
5. PVN informācija: Norādiet PVN likmi un atgūstamā PVN summu.
6. Pielikumi: Pievienojiet kvīts vai čeka attēlu, ja pieejams.
7. Saglabāšana: Noklikšķiniet uz "Saglabāt" pogas, lai reģistrētu izdevumu.

Padoms: Lai ātri pievienotu izdevumu, varat izmantot "Ātrā izdevuma" funkciju, kas prasa tikai pamata informāciju. Detaļas var papildināt vēlāk.

Izdevumu kategorijas

Pareiza izdevumu kategorizēšana ir svarīga precīzai finanšu analīzei un nodokļu atskaitēm. Asistents.app piedāvā šādas standarta kategorijas:

• Biroja piederumi: Kancelejas preces, datortehnika, mēbeles utt.
• Komunālie pakalpojumi: Elektrība, ūdens, apkure, internets utt.
• Noma: Biroja, aprīkojuma vai transportlīdzekļu noma.
• Aprīkojums: Tehnika, iekārtas un citi ilgtermiņa aktīvi.
• Programmatūra: Datorprogrammas, abonēšanas pakalpojumi, licences.
• Mārketings: Reklāma, sociālie mediji, mārketinga materiāli.
• Ceļojumi: Biļetes, viesnīcas, komandējuma izdevumi.
• Ēdienreizes: Darījumu pusdienas, komandas pasākumi.
• Apdrošināšana: Uzņēmuma, īpašuma, veselības apdrošināšana.
• Uzturēšana: Remontdarbi, tīrīšana, iekārtu apkope.
• Profesionālie pakalpojumi: Grāmatvedība, juridiskās konsultācijas, IT pakalpojumi.
• Algas: Darbinieku algas un bonusi.
• Nodokļi: Uzņēmuma nodokļi un nodevas.
• Cits: Izdevumi, kas neietilpst citās kategorijās.

Piezīme: Lai izdevumu klasifikācija būtu saskaņota ar jūsu grāmatvedības praksi, iesakām konsultēties ar grāmatvedi par kategoriju struktūru.

Izdevumu apstiprināšana

Asistents.app piedāvā vienkāršu izdevumu apstiprināšanas procesu:

• Statusi: Izdevumiem var būt šādi statusi:
  • Gaida apstiprinājumu: Izdevums ir iesniegts, bet vēl nav apstiprināts.
  • Apstiprināts: Izdevums ir pārbaudīts un apstiprināts.
  • Noraidīts: Izdevums ir pārbaudīts un noraidīts.
• Apstiprināšana: Ja jums ir atbilstošas tiesības, varat apstiprināt izdevumu, noklikšķinot uz "Apstiprināt" pogas izdevuma detaļās.
• Noraidīšana: Ja izdevums nav derīgs, varat to noraidīt un norādīt iemeslu.
• Komentāri: Varat pievienot komentārus par izdevumu apstiprināšanas procesa laikā.

Padoms: Iestatiet paziņojumus par jauniem iesniegtajiem izdevumiem, lai paātrinātu apstiprināšanas procesu.

Kvīšu augšupielāde

Digitāla kvīšu un čeku saglabāšana ir svarīga gan audita, gan nodokļu atskaitēm:

1. Augšupielāde izdevuma izveidošanas laikā: Izdevuma pievienošanas formā izmantojiet "Pievienot pielikumu" pogu, lai augšupielādētu kvīti.
2. Augšupielāde esošam izdevumam: Atveriet izdevuma detaļas un izmantojiet "Pievienot pielikumu" opciju.
3. Atbalstītie formāti: Sistēma atbalsta JPG, PNG un PDF failus.
4. Datu nolasīšana: Sistēma automātiski mēģinās nolasīt summu, datumu un pārdevēja informāciju no augšupielādētās kvīts.

Ieteikums: Uzņemiet kvīšu attēlus labā apgaismojumā un tieši no augšas, lai uzlabotu automātiskā teksta atpazīšanas precizitāti.

Regulārie izdevumi

Regulārie izdevumi ir izdevumi, kas atkārtojas ar noteiktu regularitāti (piemēram, ikmēneša īre, abonēšanas pakalpojumi):

1. Izveidošana: Dodieties uz "Izdevumi" → "Regulārie izdevumi" → "Jauns regulārais izdevums".
2. Biežums: Izvēlieties biežumu (ikdienas, iknedēļas, ikmēneša, ceturkšņa, ikgadējs).
3. Detaļas: Ievadiet izdevuma detaļas, tāpat kā parastam izdevumam.
4. Laika periods: Iestatiet, cik ilgi šis regulārais izdevums turpināsies.

Asistents.app automātiski izveidos izdevumu ierakstus atbilstoši jūsu iestatījumiem. Jūs saņemsiet paziņojumus par jaunizveidotajiem izdevumiem.

Padoms: Regulārie izdevumi ir lieliski piemēroti abonēšanas pakalpojumiem, īres maksājumiem, un citiem paredzamiem izdevumiem.

Izdevumu atskaites

Asistents.app piedāvā dažādas atskaites un datu vizualizācijas, lai palīdzētu analizēt jūsu izdevumus:

• Kopsavilkuma atskaite: Sniedz pārskatu par izdevumiem noteiktā laika periodā.
• Kategoriju atskaite: Parāda izdevumu sadalījumu pa kategorijām.
• Laika tendences: Vizualizē izdevumu tendences laika gaitā.
• PVN atskaite: Parāda PVN izdevumus un potenciāli atgūstamos nodokļus.
• Eksporta opcijas: Eksportējiet datus Excel vai CSV formātā tālākai analīzei.

Lai izveidotu atskaiti:

1. Navigācija: Dodieties uz "Izdevumi" → "Atskaites".
2. Filtri: Izvēlieties laika periodu, kategorijas un citus filtrus.
3. Skatīšana/Eksportēšana: Apskatiet atskaiti tiešsaistē vai eksportējiet to.

Nodokļu ietaupījumi

Pareiza izdevumu reģistrēšana un kategorizēšana var palīdzēt optimizēt jūsu nodokļu ietaupījumus:

• PVN atgūšana: Sistēma automātiski aprēķina atgūstamo PVN summu no jūsu izdevumiem.
• Nodokļu atskaitāmie izdevumi: Identificē izdevumus, kas ir atskaitāmi no jūsu uzņēmuma ienākuma nodokļa.
• Dokumentācija: Saglabā visus nepieciešamos dokumentus (kvītis, rēķinus) nodokļu auditam.

Piezīme: Nodokļu likumi un noteikumi var atšķirties atkarībā no jūsu valsts un uzņēmuma veida. Iesakām konsultēties ar nodokļu speciālistu par konkrētiem nodokļu ietaupījumu jautājumiem.

Biežāk uzdotie jautājumi