Rēķinu sistēma

Pārskats

Asistents.app rēķinu sistēma nodrošina pilnu rēķinu pārvaldības ciklu: no rēķinu izveides, rediģēšanas un nosūtīšanas līdz statusu uzraudzībai un eksportēšanai. Sistēma ir paredzēta, lai atvieglotu un automatizētu rēķinu izrakstīšanas procesu mazajiem un vidējiem uzņēmumiem.

Galvenās funkcijas:

• Rēķinu izveide
• Klientu datubāzes integrācija
• Automātiska nodokļu aprēķināšana
• Dažādu valūtu atbalsts
• Rēķinu statusu izsekošana (melnraksts, nosūtīts, samaksāts, kavēts)
• Rēķinu nosūtīšana pa e-pastu
• PDF,XML eksports
• Periodisko (atkārtoto) rēķinu iestatīšana
• Peppol e-rēķinu atbalsts
• Integrācija ar inventāra sistēmu (produktu/pakalpojumu pievienošana)

Jauna rēķina izveidošana

Jauna rēķina izveidošana asistents.app sistēmā ir vienkārša un intuitīva:

1. Navigācija: Dodieties uz "Rēķini" sadaļu galvenajā navigācijā un klikšķiniet uz "Izveidot jaunu rēķinu" pogas.
2. Klienta izvēle: Izvēlieties klientu no esošās klientu datubāzes vai pievienojiet jaunu klientu tiešsaistē.
3. Rēķina informācija: Norādiet rēķina datumu, apmaksas termiņu un citu nepieciešamo informāciju.
4. Preces/pakalpojumi: Pievienojiet preces vai pakalpojumus no inventāra sistēmas (šo funkciju iespējams izmantot no Preces/Pakalpojumi sadaļas, pievienojot produktus grozam, un izvēloties finkciju izveidot rēķinu) vai izveidojiet jaunus manuāli.
5. PVN likme: Ja nepieciešams izveidot rēķinu ar citu PVN likmi to iespējams nomainīt uzņēmuma iestatījumos.
6. Labojumi: Izveidotos rēķinus iespējams labot, atkartoti nosūtīt klientam.
7. Rēķinu eksportēšana: Rēķinus iespējams lejuplādēt PDF un XML formātā, kā arī nosūtīt pa e-pastu klientam.

Rēķina rediģēšana

Jūs varat rediģēt rēķinu, :

1. Navigācija: Atveriet sarakstu "Rēķini" un atrodiet nepieciešamo rēķinu.
2. Atvēršana: Klikšķiniet uz rēķina, lai atvērtu tā detaļas.
3. Rediģēšana: Noklikšķiniet uz "Rediģēt" pogas un veiciet nepieciešamās izmaiņas.
4. Saglabāšana: Noklikšķiniet uz "Saglabāt izmaiņas", lai saglabātu atjaunināto rēķinu.

Rēķina statusu pārvaldība

Asistents.app piedāvā vienkāršu rēķinu statusu pārvaldību, kas palīdz sekot līdzi apmaksas procesam:

• Melnraksts: Rēķins ir sākotnējā stadijā un vēl nav gatavs nosūtīšanai.
• Nosūtīts: Rēķins ir nosūtīts klientam un gaida apmaksu.
• Samaksāts: Rēķins ir pilnībā apmaksāts.
• Kavēts: Rēķina apmaksas termiņš ir nokavēts.

Lai mainītu rēķina statusu, atveriet rēķina detaļu skatu un izmantojiet nolaižamo izvēlni "Mainīt statusu". Sistēma automātiski atzīmēs rēķinus kā kavētus, kad tiks pārsniegts apmaksas termiņš.

Rēķina nosūtīšana klientam

Asistents.app piedāvā vairākus veidus, kā nosūtīt rēķinus klientiem:

• E-pasta nosūtīšana tieši no sistēmas: Rēķina detaļu skatā izmantojiet pogu "Sūtīt e-pastu", lai tieši nosūtītu rēķinu klienta e-pasta adresē. Jūs varat pielāgot e-pasta tekstu un pievienot PDF un/vai XML pielikumu.
• PDF lejupielāde: Lejupielādējiet rēķinu PDF vai XML formātā, lai nosūtītu to manuāli vai izdrukātu.
• Peppol e-rēķins: Nosūtiet rēķinu, izmantojot Peppol e-rēķinu tīklu (pieejams klientiem, kas atbalsta Peppol)(Vēl nav pieejams, tiek izstrādāts).

Regulārie rēķini

Regulārie rēķini ir noderīgi, ja jums ir atkārtoti maksājumi vai abonēšanas pakalpojumi:

1. Iestatīšana: Izveidojiet jaunu rēķinu vai atveriet esošu un noklikšķiniet uz "Izveidot regulāro rēķinu".
2. Biežums: Izvēlieties biežumu (katru dienu, katru nedēļu, katru mēnesi, ceturksni, gadu).
3. Sākuma un beigu datums: Norādiet, kad sākt un beigt rēķinu automātisku izveidošanu(beigu termiņs neobligāts).
4. Automātiska nosūtīšana: Sistēmai automātiski ģenerējot rēķinu tas automātiski tiek nosūtīts klientam.

Regulārie rēķini tiks automātiski izveidoti un nosūtīti atbilstoši jūsu iestatījumiem. Jūs varat pārvaldīt visus regulāros rēķinus sadaļā "Regulārie rēķini".

Rēķinu eksports

Asistents.app piedāvā vairākas rēķinu eksporta iespējas:

• PDF formāts: Ideāls nosūtīšanai klientiem vai drukāšanai.
• Excel/CSV formāts: Noderīgs datu analīzei vai importēšanai citās sistēmās.
• Peppol e-rēķinu formāts: XML formāts, kas atbilst Peppol standartiem.

Lai eksportētu rēķinus:

1. Atsevišķa rēķina eksports: Atveriet rēķina detaļu skatu un izmantojiet "Eksportēt" pogu.
2. Vairāku rēķinu eksports: Rēķinu saraksta skatā atzīmējiet nepieciešamos rēķinus un izmantojiet "Eksportēt atlasītos" funkciju.

Peppol E-rēķinu atbalsts

Asistents.app atbalsta Peppol e-rēķinu standartu.

• Saderība: Rēķini atbilst Peppol BIS 3.0 standartam.
• Pievienotā vērtība: Ātrāka apstrāde, mazāk kļūdu, ātrāka apmaksa.
• Lietošana: Lai nosūtītu rēķinu Peppol formātā, klientam jābūt reģistrētam Peppol tīklā. Pārbaudiet klienta Peppol ID vai reģistrācijas numuru.

Piezīme: E-rēķinu izmantošana var būt obligāta darījumos ar publisko sektoru daudzās ES valstīs.